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[心得] 《超級專案管理》看懂專案失敗與成功關鍵

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wackynoteis
(Waki瓦基)
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《超級專案管理》讀後心得:看懂專案三個失敗與成功的關鍵
牛津大學教授揭示計畫成敗的法則,教你順利完成任何專案

圖文好讀 https://readingoutpost.com/how-big-things-get-done/

為什麼很多大型專案,不是預算超支,就是進度延遲,或者兩者都有?大從國家計劃、交通建設、核電廠和能源設施,小到地方建築與房屋裝修,專案超支、延誤、沒有效益的問題一直發生。到底為什麼,如期完成一個專案會這麼的困難?你可能會更好奇,專案究竟要如何成功?

今天要介紹的是一本我讀過最受啟發的專案管理書。

這本書在說什麼?

《超級專案管理》這本書的主要作者是「全球最頂尖的巨型專案專家」傅以斌(Bent
Flyvbjerg),他曾經為上百件耗資十億元以上的專案擔任顧問。他也在牛津大學商學院領導的專業團隊,耗費數十年的研究和分析,蒐集了全世界上萬件專案數據,彙聚成龐大的資料庫。

在這本書中,他深入探討了專案管理中常見的「超支預算」與「進度延誤」等問題,結合廣泛的案例分析和數據,告訴我們專案之所以會失敗的根本原因,並提供了實用的策略和方法,幫助我們規劃和執行成功的專案。

書中提出了很多關鍵策略,像是「先問為什麼」,必須確保專案聚焦於核心目標。再透過「慢思快行」來強化計畫與執行效率。最後「採取外部觀點」和「知道最大的風險是你自己」來避免認知偏誤。我認為,特別是對於各行各業的專案管理者來說,這本書應該直接納入必讀書單。

為什麼這本書很重要?

「專案跟我有什麼關係?」

其實大到國家建設,小到日常生活,我們每個人都離不開專案。

書中舉了很多大型專案的例子,像是興建美術館、蓋高速公路、建設核電廠、舉辦奧運。對我們個人家庭來說,裝潢房屋也是一種大型方案,書中還舉了一個裝潢失敗的經典例子,讓我們可以從中借鏡。

我們要衡量一個專案是否成功的指標,一般會從三個面向來看:成本、時間、效益。要同時達成這些指標,很難嗎?真的非常難。只要把數據攤出來看,一定會讓你嚇一大跳。

作者團隊的資料庫涵蓋了一萬六千個專案的數據,從大型建築到隧道、橋樑、水壩、發電廠,再到石油和天然氣設施、資訊科技系統、舉辦奧運。同時滿足兩項「成本、時間」指標的專案,只有 8.5%。可以同時滿足三項「成本、時間、效益」,只有微乎其微的 0.5%。

換句話說,跟原先的專案計劃比起來,有 99.5% 的巨型專案是失敗的。如果我們沒有深入理解背後失敗的原因,並且找出對策的話,那麼可以簡單的說:我們在一開始就已經注定失敗。

根據書中的研究案例,我們先來看看失敗的原因,然後再找出成功的方法。

專案失敗的三大原因

想到要執行一件專案,你腦中會浮現出什麼樣的畫面?我們的傳統印象可能是這樣的。

先講出一個很遠大的願景,訂出很緊迫的截止時間,立刻出發,鞭策每一個人快速前進。如果經驗豐富的人士認為需要兩年,那就把期限縮短為一年,全心全意,使命必達,用鐵血精神管理和驅策。你就像是戰艦上的鼓手,激烈地快速擊鼓,催促大家火速出擊。

作者提醒,這種想法實在是錯得離譜,但卻十分常見。很多人都以為執行專案是在演動作電影,卻忘記了現實世界往往是殘酷無情的。

失敗原因一:缺乏提問和充分規劃。

很多專案往往一開始就選擇了解決方案或特定技術,而忘了先提問「為什麼?」這導致在沒有充分理解需求的情況下開展專案。像是要蓋一條輕軌、蓋一座橋、蓋一間美術館,很多人直接就跳進去想「怎麼蓋」,而不是先退一步思考「為什麼要蓋?是為了解決什麼問題?」

失敗原因二:過於急躁且缺乏準備。

專案管理中常見的錯誤是設定過於緊迫的時間表,而且沒有保留足夠的時間進行縝密的規劃。這在工作中也十分常見,老闆可能喊出一個目標,就要專案馬上動起來,開時火速執行。結果,因為缺乏事先的規劃,在執行過程中遇到一堆原本就可以避免的問題和錯誤,導致越做越錯、越做越慢。

失敗原因三:忽視經驗和過往教訓。

許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓,也不去遵循同類型產業的最佳實踐,因此導致重複犯錯的情形一直發生。很多人在執行專案都覺得自己是「第一個這麼做的人」,卻沒有更深入挖掘其他人的經驗,也沒有把執行的做法調整成一個可以借鏡別人經驗的做法。

接下來,我們來看各種改善的對策。

關鍵一:先問為什麼

任何的專案在一開始,一定都要懂得「先問為什麼」。

書中舉了西班牙畢爾包古根漢美術館(Museo Guggenheim Bilbao)當例子,這間美術館在六年之內如期完工,而且造價比原訂的 1 億美元預算還低 300 萬美元。更厲害的是,這間美術館讓已經沒落的老舊城市,從原本一年 10 萬名遊客,如今每年吸引超過上百萬名遊客。

當時的畢爾包地方政府希望將一座老舊的倉庫,改建成一個活潑的現代藝術空間,因此他們找了知名的建築師蓋瑞(Frank Gehry)來執行這項專案。蓋瑞沒有急著想出改建的方案,而是先提了一個重要的問題:「為什麼要做這個專案?」

政府人員說明了這個城市的工業歷史和衰落背景,他們希望複製澳洲雪梨歌劇院對雪梨帶來的觀光影響。透過提問、傾聽之後,蓋瑞徹底理解了客戶的需求,他找出了解決這個問題的更好做法——不要改建老舊倉庫,而是在河畔邊一個類似雪梨歌劇院的空間,建設一
個非常大膽又前衛的全新建築物。

先問為什麼,幫蓋瑞問出了更好的答案,提出了更好的解法。

關鍵二:慢思快行

書中展示了,「過於急躁且缺乏準備」是專案失敗的原因之一,這就是許多專案管理者的盲點「快思慢行」。他們急著開始,缺少提問和規劃,結果在執行的時候跌得狗吃屎,眼高手低。

想要專案成功嗎?作者總歸一句話:想好了再做。也就是「慢思快行」。

延續前面的古根漢美術館例子,我們舉一個完全相反的例子,正好就是他們想效仿的建築物:澳洲雪梨歌劇院。

當時的澳洲政府向建築師徵稿,希望挑選出最棒的歌劇院設計。

年輕的天才設計師約恩.烏松(Jørn Utzon)在初選時交了一章簡單的素描圖,像帆船
一樣的建築外觀獲得評審的青睞,最終幫他贏得了設計這項專案的競賽。接著,急躁的澳洲政府決定馬上開工。但好笑的是,這時候連設計師本人都不知道要「怎麼蓋」,只好草率開工,邊想邊做。

結果,因為規劃和設計上的缺陷,有些已經完工的部分甚至必須打掉重做,導致成本飆升,時程大幅度延後。最後這項計劃延後了十年才完工,預算從最初的 700 萬澳元飆升到1 億澳元,超支了將近 14 倍。

相反的,外型也是大膽前衛的畢爾包古根漢美術館,從興建的一開始就有充分的規劃。建築師蓋瑞運用模擬軟體,在事前反覆規劃和測試各種可能的建設方法,跟各方進行無數次的溝通,聽取各種回饋來改善設計草圖。他強調:「我們運用我們能取得的一切技術,以最準確的方式量化各種建築元素,不會留下很多需要猜測的事。」事前做了這麼多的準備之後,他才讓客戶動工。

作者歸納出一個原則,專案主要分成兩個步驟:規劃、交付。很多人都是規劃太少,導致交付的時候出一堆錯。

重點是,大多數的規劃可以仰賴電腦、書面資料與實體模型,相對便宜與安全。如果不考慮其他的時間壓力,規劃可以慢慢來。交付就不一樣了。交付是開始燒錢的時刻,也是帶給專案真正的考驗。作者說:「規劃是避風港,交付則是航行在狂風暴雨的海上。」如果因為預期之外的錯誤,導致交付的時間拖得越長,就越容易遇到黑天鵝事件,像是金融海嘯、新冠疫情…等不可預期的事件。

因此,專案要能夠成功,必須有嚴謹的規劃和有效的溝通協調,確保施工過程中時間和資金的能夠發揮最大的效用。慢思快行,成功的祕訣就在這裡。

關鍵三:借鏡經驗和模組化

許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓,也很少把專案的執行當成一個可以「模組化」的事情。書中舉了皮克斯動畫公司的例子來說明。

我們常常以為這種電影製作,就是劇本先寫好,演員找齊全之後,就開始拍攝,最後再祈禱觀眾賞臉,票房大賣。的確,有很多電影是這樣做的,但是皮克斯卻不一樣。除了賣座電影《天外奇蹟》和《玩具總動員》之外,他們推出的幾乎每部電影都是成功賣座。

經驗告訴他們,無論製作的精美與否,好的劇本才能挑動觀眾的情緒,在心中留下深刻的記憶。

所以訣竅就在於,他們會先用很低的成本,將劇本初稿轉化成草稿版本的影像卡,目的是在正式動畫製作之前,就能播放給觀眾看,進行初步的故事測試並聽取回饋。這種「從劇本到觀眾回饋」的循環,皮克斯的電影一般會走過八次。第一版與第二版的差異「通常非常大」,第二版與第三版的差異也不小,但接下來順利的話,逐漸累積出夠多的可用元素,變動將愈來愈少。

通常會到了第九個版本,才正式開始進入最終動畫的製作,找齊配音員進行配音。真正燒錢的環節,是站在第九個版本的肩膀上。這種經過精心規劃和不斷迭代的製作流程,就是皮克斯在動畫製作領域成功的關鍵。

他們也把這種流程的步驟「模組化」了,就像是積木一樣,你只要做好一顆積木,以後新的專案就能夠重複運用,拿來組合成別的東西。不要每次都想打造新的輪子,而是想想看怎麼做成積木。回到日常生活中,就像是我們製作給自己用的模板、SOP、Checklist,也是類似的道理。

除了動畫製作之外,像是發電廠、伺服器機房、貨櫃運輸、管線與道路也一樣,全都高度模組化,由基本的積木堆疊起來,有辦法瘋狂擴大,從前面的經驗學習和改正,就能在在執行的過程中愈變愈好、愈變愈快、愈變愈大、愈來愈便宜。

後記:學習專案管理必讀

總結來說,《超級專案管理》是我讀過專案管理領域最受啟發的一本書,除了在工作能派上用場,在日常家庭生活其實也可以運用。像是書中就舉了一個重大的房屋裝修案例,原本預計 26 萬的裝修費用,後來卻因為各種預期之外的追加,導致成本上升到 130 萬,還得忍受過程中的各種不便利。對於我們個人來說,專案管理的成敗與否,也同樣會影響到我們的生活品質。

值得一提的是,這本書有另外一位共同作者──新聞工作者丹.嘉德納(Dan Gardner)
,透過他的潤飾和調整,把原本比較難懂的學術觀念和用字遣詞,用平易近人的方式呈現出來。在兩位作者的合作之下,就寫成了這本讀起來引人入勝、流暢好讀,同時又保留了學術嚴謹度的好書。

最後,有些人可能會質疑,美國矽谷軟體公司提倡所謂的「精實創業」方法,強調的是先開始、再邊做邊修,這跟這本書說的好像有一些衝突?作者在書中有針對這個問題深入討論,讓我們知道其實這兩種方法的背後有著異曲同工之妙。我非常推薦大家從這本書裡繼續尋找答案。

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skyhawkptt05/13 13:50謝謝導讀介紹,跟人月神話有異曲同工之妙

wackynoteis05/13 14:48軟體開發的話讀《人月神話》會更有收穫,都是好書!

zyxx05/14 07:46請問裡面主要是公共建設的專案嗎

emile122405/15 07:48謝謝分享