[心得] 善用這個工具你也能成為時間管理大師

【為什麼事情總是做不完？】

看一看手錶已經接近五點鐘，再一個小時就要下班了，但是看著自己的工作待辦事項清
單，我竟然只有完成兩件事情而已...換言之，這只有我原本計劃的十分之一，我的工
作效率到底出了什麼問題？

如果你也有類似的經驗，別擔心你並不孤單。受惠於科技，我們和同事可以更直接的溝
通，處理事情的速度也變快，甚至可以一心多用看起來超忙超厲害。但是這真的代表我
們做事情更有效率嗎？不一定。

在成為時間管理大師以前你必須了解到一件事情，那就是你自己是如何工作的，更確切
的來說，你的效率黃金時段是在什麼時候發生的。這篇文章會教你如何抓住生產力。

網誌好讀版：https://www.mysalaryup.com/post/productivity-hack-rescue-time

【我什麼時候覺得最有生產力】

你可能有過這種經驗，起了個大早泡了一杯咖啡坐在辦公桌前開始處理事情。你因為太
專注導致忘記了時間的流逝，等你再次抬起頭看一下現在幾點的時候發現已經是午餐時
間了。

這個其實就是所謂的心流，人們在無比專注的時候會達到忘我的境界（Zone out）。這
也是最大化生產力最有效的方法之一。

要達到這個心流的情境看似隨機，但是其實有跡可循。那麼我們到底要怎麼知道自己已
經達到忘我的境界呢？更甚的說，我們要怎麼衡量在一天的什麼時刻我們達到心流？

【如何精準的抓住心流時刻】

你或許會說，心流聽起來很抽象，我就不知不覺的進入了很專注的時刻阿，這種東西是
沒辦法衡量的！其實不一定，我們生活中有很多工具可以幫我們從第三人的視角觀察自
己的行為，也衍伸出抓住心流時機的方法。

首先，找一個機器人幫你觀察你的一天

如果你沒有辦法觀察自己，那就把他交給機器人吧。我常常使用的一個工具叫做
"Rescuetime"。這個工具可以觀察並且記錄你一天的行為，像是我的滑鼠停留在哪一個
螢幕上面，我是在看 email 嗎，還是我是在整理報表。Rescuetime 還能更進一步的把
這些行為分類，決定這些螢幕上的點擊是在溝通、工作、還是在浪費時間。

https://imgur.com/H4ZHs9s
（我七月份的生產力報表）

最後彙整你一天的工作，把它轉變成生產力報表，這樣一來你就可以知道你今天工作的
效率如何（當我還沒有帶人以前，我會有意識的把我的生產力維持在 70% 以上）。

再來，幫這個機器人管家設定你的偏好

我會根據我的喜好和習慣來告訴 Rescuetime 哪些行為是會讓我分心，生產力下降的，
而哪些行為是我值得投資時間的。舉例來說，使用通訊軟體就是一件非常分心的事情。

我還會進一步的客製化什麼樣的行為會被歸類在溝通的項目底下，像是使用 Zoom 開會
，用 Slack 和團隊溝通，Line 聊天，或是收發 email 就是非常浪費時間的事情。

對你沒看錯，收發 email 是非常沒有生產力的行為而且超容易害你分心打斷你的工作

最後我會叫我的機器人管家把這些小項目排序，列出在每個項目底下的排名。從下面的
圖片可以觀察到，我覺得我在寫文章、製作報告、或者使用一些專案工具的時候是非常
有生產力的。我也會把安排自己的行程、整理資料歸類在屬於有生產力的行為底下。

https://imgur.com/mgH9cVI
（前幾名的常有行為，按照項目分類）

最後，請你的機器人管家提醒你的習慣

Rescuetime 一個進階的功能是可以幫助你羅列出一整天的行程，甚至紀錄你習慣在什
麼時候做什麼事情。不難發現我在早上九點到十二點的時候絕大多數的時間是拿來開會
或和其他人溝通，也會把時間撥給收發 email 來確保一天要做的事情有被順利安排。

午餐之後因為會議比較少，所以我在下午四點到六點這段期間其實是非常專注的，有些
時候做事情甚至不會被打斷，橘色的專注條遠比藍色的溝通來得多。

我觀察到自己在公司的時間分配很自然的會把開會，收發信件這種大量的溝通安排在早
上。我進而推估，如果我想要專注做一件事情，我就應該把下午四點到六點這段時間預
約起來，而不是聽信別人早上有精神的時候效率最好。

如果我沒有觀察自己的行為，我很有可能掉入生產力的陷阱，有效率的處理了一推瑣碎
的事情。

△小提醒

要特別注意的一點是「每個人的習慣都不同，沒有所謂最佳的時間安排方法！」你應該
打造最適合自己的生產力策略。

【生產力會隨著你使用它而逐漸減少，所以善用它】

很多時候我們會以為如果事情做不完，我們就應該更努力的堅持下去，吃苦當吃補。但
是這其實是一個非常錯誤的策略，因為你的生產力其實就像是體力，會隨著你每次的使
用而逐漸流失。

每當你開啟心流的時候，你就是在消費你的生產力，而一天的生產力是有額度限制的。

事實上，就算是非常專業的生產力大師（像是教授，每天花很多時間寫論文），恐怕在
一天專注四小時之後生產力就會透支。隨之而來的是效率的邊際效益驟減，最後事倍功
半。

> 延伸閱讀，深度工作力
https://www.books.com.tw/products/0010758381

所以當你下次發現自己每天忙忙忙，忙半天但是事情總是做不完，你可以試著用這些方
法找回你的生產力，

1) 找到你一天最佳的黃金時段善用心流
2) 不要讓分心的行為佔據你的黃金時段
3) 在你超過四小時的專注後適當的休息

有時候一個小時的專心致志可能更甚於四小時的一心多用，抓住自己的黃金時段善用生
產力，不然累死的是你自己。如果下次你想約你的同事下班後去看電影，但是他卻跟你
抱怨事情做不完，快累死了，沒空看電影。不訪推薦他使用這個數位管家 Rescuetime
拯救一下他流逝的時間，順便創造出陪你看電影的黃金時段 ^.<

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