[心得] 《聰明簡潔的溝通》數位時代必學的溝通法
《聰明簡潔的溝通》讀後心得:數位時代必學的溝通法則
如何用 200 字寫出重點,26 秒贏得注意力?
圖文好讀 https://readingoutpost.com/smart-brevity/
「你能不能直接說重點?」這句話是很多人心中的痛。為什麼你的簡報沒有人想聽?為什麼有三成的 Email 根本沒人打開?為什麼大多數的新聞都沒有人想看?是因為很多人都不懂數位時代的溝通藝術。如何快、狠、準,用「最少」的文字說出「最重要」的事?有一本書有完整的解答。
為什麼這本書值得一讀?
《聰明簡潔的溝通》的作者有三個人,他們是新聞媒體公司 Axios 的共同創辦人。這家公司用簡潔、明快的方式提供新聞資訊,在美國一夕爆紅,掀起了新聞界的熱烈討論。他們發展出一套新的寫作模式來傳遞新聞,用一種「少即是多」的寫作精神,避免浪費大眾時間,解救讀者脫離文字苦海。他們將這套方法彙整到這本書裡,這本書還被業界稱讚為「數位時代的寫作聖經」。
為什麼這本書值得一讀呢?因為現代人面對資訊爆炸和注意力短暫的問題,大家要先聽到重點,才會願意繼續去深入了解。否則,再怎麼優秀的內容,都會在資訊大海當中被忽略、被遺忘。作者們成立的公司就是特別為讀者著想,他們將複雜的話題轉化為超級簡短的文章,和一眼就能看懂的標題。這樣的方式滿足了現代人快速獲取資訊的需求,又避免了要閱讀冗長報導的負擔。
我還想提醒,這本書「不只是」寫給作者和新聞記者讀的,書中的原則也特別適合所有的「職場工作者」。像是很多人的 Email 寫得太冗長、標題沒有重點;或是很多會議通知寫了一堆字,卻看不出來到底要開會討論什麼。如果每個人都能學會「聰明簡潔」的溝通方式,我們工作和生活的溝通會變得更有效率,我們的聲音才會被聽見,我們想要驅動別人產生的行動才會發生。
以下是我從這本書中學到的三件事,以及對這本書的一些反思。
一、讀者至上
作者在書本開頭就提到一個重點,Axios 的「公司宣言」裡面最重要的四個字,就是「讀者至上」(audience first)。因為不管你的讀者是同事、學生、教友或朋友,如果你把他們擺在第一位,而不是把你的「自我」擺在第一位,你自然會減少廢話。
對我們一般人來說,所謂的「讀者」包含的對象更廣泛。哪些人是我們的讀者?
接收我們 Email 的同事,就是我們的 Email 讀者。接收我們 Line 簡訊的朋友,就是我們聊天訊息的讀者。聽我們做簡報的主管或客戶,就是我們的簡報讀者。我們一天當中會撰寫和傳達許多訊息,只要是接收訊息的人都是我們的讀者。
關於讀者至上,書中提到:「這個做法看似簡單,卻是大部分人都會踩到的紅線。我們往往過度在意我們想要說什麼,而不是別人需要聽什麼。」
就像是你在對主管和同事做一場銷售簡報的時候,「只想著自己想講什麼」的人,可能會詳細介紹各種數據來源和分析方法,你想強調自己有多盡心盡力在準備這份報告。但是,這些內容對於別人來說過於複雜和冗長,根本不是他們在意的事情。
相反的,當你是一個想著讀者至上和在乎「別人需要聽什麼」的人,你首先考慮的就是主管和同事們最關心的問題:「銷售策略的成效」和「下一步的行動計劃」。你的報告重點就會圍繞這兩件事情,讓他們能夠快速理解重點,並對下一步行動有清晰的認識。
那麼,我們要如何知道「別人需要聽什麼」?最簡單的方法,就是站在對方的角度,試著回答這個問題:「你正要說的這件事,為什麼很重要?」
例如,當你站在主管的角度,「為什麼聽這場銷售報告很重要」,就是你想聽到銷售的成效是怎樣,你要不要繼續支持,或是要求更改銷售策略的方向。當你站在同事的角度,「為什麼聽這場銷售報告很重要」,就是要知道你的下一步行動是什麼?有沒有需要我支援的地方?
記得,把讀者的需求擺在第一位,而不是把你的表達慾望擺在第一位。
二、一句話就引起注意
在現在大家注意力都非常少的時候,最重要的文字就是一篇推文、筆記或文章的主旨、標題和第一行。「你必須抓住讀者、誘惑讀者、吸引讀者。」
書中提到,你的標題(或是電子郵件的主旨)就是聰明簡潔溝通版的「嘿,聽我說」。
也就是告訴對方,我有重要的事要說,而且我會說得妙趣橫生,值得你花時間一聽。
作者們舉了很多有趣的例子。
如果你這樣開場:「低廢棄經濟正在成功。」別人會聽不懂你的意思。但是,如果你改成這樣說:「新創事業把垃圾變黃金。」這樣子就很有意思了,別人會想知道是什麼樣的新創企業。
如果你這樣說,會讓人打哈欠:「你有幾秒鐘時間聽一件重要的新消息嗎?」但是,如果你改成這樣說,就能引起對方注意:「大新聞:我要搬家了。」
如果你這樣寫貼文,沒有人會點進去閱讀:「這是一篇精采的報導,你應該讀一下。請點擊以下連結。」但是,如果你改成這樣寫:「搶先報:馬斯克的下一步。」這樣別人就有興趣了。
我從這本書學到一個很有趣的見解,那就是你「不要試圖引起所有人」的注意,而是你只要「引起某一個人的注意」就好了。我們不能太貪心,先從小地方著手。
也就是說,我們要「想像自己想要觸及的對象」到底是誰。如果對方是一個人,這很容易;如果是一群人,請把目標鎖定在「一個」特定的人、一個名字、一張臉孔、一份工作。務必在開始溝通之前就做這件事。如果你想要說給每個人聽,結果通常是沒有人會聽你說。單獨挑出你想要打動的人,事情就會變得非常清晰。
像是前面的例子,「新創事業把垃圾變黃金」就是說給對新創事業有興趣的人聽的。「我要搬家了」就是說給關心你生活的人聽的。「馬斯克的下一步」就是說給愛馬斯克或恨馬斯克的人聽的。當我們要傳達的訊息,是瞄準特定一個人的時候,這個訊息才會被有效傳遞出去。
「不要讓讀者挑重點!你已經清楚知道你的內容、打磨你的想法,也知道重點是什麼。說出來就好,不要再添加多餘的菜。」如此一來,你才能用一句話就引起對方注意。
三、白話文的重要性
書中提到,不管你要寫文字或者講話,盡量要講「白話文」。如同作者所說:「我們大部分人都是這樣。除非你是閣樓裡的詩人,否則你說話一定比寫作更加清楚和生動得多。聰明簡潔溝通法能幫助你開啟那種自然的對話。」
就像是一位資深的新聞編輯曾對作者們說過,你絕對不會把「香蕉」叫做「長型黃色水果」,可是我們寫作的時候卻老是幹這種事。實用的經驗法則是,如果不是你會在小酒吧或海灘上跟別人說的話,就刪掉。不要寫那些你不會在日常的對話場合說出口的話。
另一方面,作者還問了一個很好玩的問題:「你上一次聽到讓你覺得:『說得真好,真希望他再講久一點、模糊一點』的演說、敬酒辭、長篇大論,是什麼時候?」
這個問題的答案是:「從來沒有。」因為精采演說的甜蜜點,就是內容值得聽眾花時間聽,而且你最重要的想法(你的重點)令人難忘、印象深刻又能夠持久。如果你不重新思考、調整你的溝通方式,你會成為輸家,或是消失。因為你的聲音不會被別人聽到。
因此,無論我們是寫一篇文章、寫一封 Email、做一份投影片,傳一封簡訊,記得在寫完之後檢查一下,把你的標題和前言認真讀過一次。 如果這是對方需要聽到的「全部訊息」,它是否以最簡單直白、容易理解的方式傳達你認為「最重要的事」?如果答案是肯定的,你寫的 200 字達到的效果,已經勝過了大部分人的 2 萬字。
那麼,該如何寫好一個簡短又簡潔的標題?書中的建議我們值得參考:「如果讀者、觀眾或聽眾只能從你的內容裡記得一件事,寫下你想要他們記得的那一件事。在做任何其他事之前先寫下那一件事。然後試著將句子改短到最多十幾個字──少就是多。這句話應該是
陳述句或數據,而不是提問。確保這件事一定要是新鮮事或重要的事。刪去無意義的詞彙、沉悶的動詞或形容詞。」
也就是說,用白話文來溝通,用省去所有廢話、但是直達重點的白話文來溝通。
後記:關於這本書的反思
作為新聞產業的當紅新秀,Axios 創辦人們寫的《聰明簡潔的溝通》毫無疑問是一本成功的書。我認為最值得我們學習的,是書中提到很多在職場工作的溝通和應用,對這個部份我非常讚賞。可是,對於新聞媒體傳遞資訊的方式,這本書的原則是否值得效仿?就有很多值得商榷的空間。
就像我前陣子分享過的《拒看新聞的生活藝術》,書中提到我們大部分的人其實不需要吸收這麼多的新聞資訊。而且新聞往往會「簡化」了人們的思考,改由記者或報社的角度,去傳達他們「想要讀者」吸收和聽進去的資訊。這種問題也是雙向的,因為大部分的讀者懶得思考、也沒時間思考,所以乾脆就交由別人幫自己思考,幫自己提煉出重點。
我另外在《華爾街日報》的書評文章〈‘Smart Brevity’ Review: Riddled With
Bullets〉也讀到了類似的擔憂。這篇文章認為「聰明簡潔的溝通方式」最糟糕的地方,是這種寫作風格為讀者完成了「解釋」的工作。這種風格可能會導致讀者在消化和理解資訊時,過於依賴作者的解釋,而不是自己的思考。」評論更進一步指出:「最好的新聞報導會呈現一系列可觀察的情況,而不是直接給出確定的結論。這種深度和開放性的缺失,可能會限制了新聞在幫助讀者理解複雜問題上的貢獻。」過於簡潔的新聞風格可能會忽略這些要素。
總結來說,對於新聞從業人員而言,這本書提供了一個嶄新且有效的寫作方法,至於什麼情況下應該使用、要使用到什麼樣的程度,就留給新聞從業人員自行思考。但我認為,對於我們一般的職場工作者而言,「聰明簡潔的溝通」是一門每個人必須學會的溝通的藝術。
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