[心得]《搞定!》: 游刃有餘搞定事情的5個步驟

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書名:《搞定！: 工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
作者: 大衛‧艾倫

《搞定！》這本書在教我們如何利用GTD方法論(Getting Things Done)來管理好承諾與任務，讓我們能夠從無止盡的待辦事項和工作壓力中釋放出來，以一種游刃有餘的態度來工作，享受工作和生活的樂趣。

GTD方法論不同於傳統的時間管理技巧，傳統時間管理著重在管理時間，根據任務的優先順序來安排工作時間表; GTD著重在管理承諾與任務，它不強調優先級排序，而是鼓勵我們清空大腦、釋放壓力。

傳統時間管理和GTD有許多重疊之處，我想許多人就算使用傳統時間管理，也有自己的待辦事項清單吧，例如人生目標清單、年度目標清單、工作清單、生活清單等等。然後利用這些清單和行事曆來管理人生大小事。這些清單也是透過外部工具來清空大腦，只是傳統時間管理著重在任務的優先順序，如果有許多緊急的任務被安插進來，會影響到其它重要任務的時程，進而引發焦慮感，覺得事情怎麼都做不完!

GTD著重在拆解下一步行動，然後根據目前情境來選擇適合的行動。例如你可以使用電腦的時候，就處理「需要電腦」的清單; 外出時，就處理「需要打電話/外出」的清單。根據你目前的情境、時間和精力來挑選適合的任務來執行，當然這不是叫我們忽略那些緊急和重要的事項，而是把優先性當作較後面的篩選條件。如果有緊急狀況時，不管是用傳統時間管理或者GTD，都必須及時地應對，因為那是當下最重要的事情。

GTD中的承諾，是你心智中所有覺得應該要完成、記得、處理或關注的事情。包含對自己的承諾、對他人的承諾、對工作職責的承諾，和對人生的負責等等。像工作任務一樣把這些承諾列舉出來，然後像管理任務一樣來管理這些承諾。

【搞定事情的五個步驟】
《搞定！》這本書提供搞定事情的五個步驟，讓你能夠從無止盡的待辦事項和工作壓力中釋放出來，這幾項步驟需要你安排時間來實踐，才能發揮它的最大效用:

1. 捕捉（Capture）：把腦中要做的事全部寫下來放到收件匣，包含工作、家庭、生活、人生目標、人際關係、健康等等的大小事務、承諾或想法。

2. 理清（Clarify）：判斷這些事情是行動、資料還是垃圾。如果可以行動，判斷這個行動能否在兩分鐘內完成，如果可以就立馬執行，不行就延後或委託他人執行。如果是資料，判斷這些資料有沒有用處，有用處就保留，沒有用處就丟掉。

3. 整理（Organize）：將理清的任務放到合適的清單或系統，例如下一步行動清單、專案清單、等待清單、行事曆、將來/也許清單、參考資料等等。可以依照不同情境(@電腦、@電話)、優先順序或計畫細分成不同的清單。這些清單或系統即後面在行動時，決定要做什麼的依據。

作者大衛‧艾倫認為比起記錄待辦事項，還不如記錄下一步行動清單，這些「下一步行動」具體可行，可以在往後選擇任務時，能夠快速地執行工作。

4. 回顧（Reflect）：定期檢視系統，調整清單內容。每日或每週定期檢視行事曆、下一步行動清單，把過時的任務刪除或延後。每週也能檢視專案進度，看看目前的進度是超前還是延遲，然後適時調整工作步調。

5. 執行（Engage）：根據情境、時間、精力和優先度，選擇能立即執行的行動去做。傳統時間管理會根據優先順序安排每週或每日要完成什麼工作，GTD則是依照當下的情境，去選擇合適的行動。

【心得】
使用GTD真的比較能夠釋放壓力，以一種游刃有餘的態度進行工作嗎? 使用GTD真的比較能夠提升生產力嗎? 傳統時間管理無法提升工作效率嗎? 這是我看這本書所產生的疑問。

第一個問題，GTD強調「把腦中的待辦事項卸載到一個可靠的系統」，避免大腦不斷提醒你「還有某件事沒做」。這也許能夠降低焦慮感，不過傳統時間管理也會列待辦事項清單，就算有緊急事項，也可以選擇立刻做、委託他人或者延後執行，所以看起來也沒什麼不同。

唯一的問題可能在於，如果傳統時間管理的計畫表一直被打亂或延後，可能會讓人感到焦慮，覺得事情怎麼都做不完! 甚至會想要靠加班來追上進度。當然，如果你本身的工作內容很固定，或者比較不會被打斷的，使用傳統時間管理也可以有餘裕。

GTD並不鼓勵我們當一個工作狂，而是要我們享受工作與生活。你不用被時間計畫表追著跑，也不用為手機或電腦一直跳出任務提醒而感到焦慮。你只需要在工作的時候選擇適合的任務執行，在生活的時候選擇適合的活動執行就可以了。這樣看來確實可以用比較游刃有餘的態度來面對工作和生活。

第二個問題，使用哪種方式比較能夠提升生產力，還是要看工作的性質而定。如果是單純的工作、短期專案、例行性工作，那麼使用傳統時間管理可能會比較有效率。但如果是比較雜亂的任務、多任務並行、突發事件多的狀況，使用GTD也許效率會比較高。

會使用GTD也是因為常常面臨計畫趕不上變化的情況，導致心理承受過大的壓力，而不得不改變安排工作的方式。也許「心如止水」並一定能夠提升多少工作效率，但能夠讓人專注在眼前的任務上，不被其它瑣事打擾而分心，進而進入「心流」的狀態。

第三個問題，傳統時間管理使用得當，也能夠提升工作效率，因為這就是許多人一直在用的工作流程，成效也不錯。

有許多方式都能夠提高集中力或生產力:

(1) 善用黃金時段處理重要或複雜的事項，在這個時段要儘量排除干擾專心做事。在精神比較渙散的時段處理一些簡單的雜事或體力活。

(2) 分辨哪些事情才值得做，哪些事情才有生產力。不要花太多時間在不重要的小事上面，必要的時候要學會拒絕，或者委託他人。

(3) 不要把行程排太滿，免得出現變故時會影響後續行程的進行。還有在預估時程時要保持彈性，因為常常會出現處理事務時，比想像中的花時間。

(4) 在執行任務前可以先想想要做到什麼程度就好，有些較不重要的事情夠好就好，不必追求完美。在執行任務前也可以尋找比較有效率的做事方式，與其努力地工作，不如聰明地工作。

(5) 任務要設定截止期限，才能避免任務一再拖延。如果有些不重要的任務一再拖延，那就果斷捨棄吧，除非是必要的工作。

(6) 使用番茄鐘工作法、固定儀式和場所，來幫助自己快速進入集中狀態，提升工作效率。

(7) 適當地休息，避免當工作狂累積過多壓力，太疲憊反而會降低工作效率。

要使用什麼樣的時間管理或任務管理方式，依照個人的需求和喜好而定。如果你很享受被任務追著跑的刺激感，那麼你比較適合傳統時間管理方式; 但如果你不想要面對那麼大的壓力，那麼你比較適合GTD、子彈筆記法、防彈筆記法或其它系統。

重要的是要能夠有餘裕地處理好工作，而不是手忙腳亂地應付工作，搞得自己身心俱疲。

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