Re: [閒談] 請假排工作代理是承辦人還是主管的責任?

分享一下我自己當主管實際操作上的做法

(待過四個單位的科長，基本上沒碰到不適用的)

一、原則：

(一)臨時病假(生病請休假也算)-
詢問承辦人業務的建議代理人員，緊急業務由主管指派人員協助
原則上以不打擾請假人員為原則，受指派人員如執行有問題由其他同仁或主管協助

(二)事假(含家庭照顧假)、休假：
要求承辦人自己找代理人處理緊急業務，請假期間業務由代理人處理，
如有業務上的問題由代理人自行與承辦人聯繫

二、配套措施：

(一)增加同仁間業務熟悉程度：
平時視業務類型或同仁互動培養業務代理人，可依業務性質分別由不同的人代理，
指定之主要代理人則會規劃由交情較好或業務互動高的人互為代理

(二)落實休假前業務進度及代理人確認：
同仁休長假前先和同仁確認各項業務進度，確保休假期間可能的突發狀況處理方式，
以及確認各項業務的代理人員還有主要代理人是誰，確保各代理人了解情況。

(三)休假不被打擾之機率取決於自己與代理人間的默契：
有些人不喜歡麻煩別人，寧願自己在休假空檔處理，
那他的代理人基本上就只需要告知他有甚麼事就好；
反之，如果不想被代理人打擾，那就要確保代理人可以協助處理各種狀況，
必須多花心思在平日的業務交流及代理事項說明上。
這樣的機制保留了最大的彈性，由互為代理的人員自行培養彼此默契。

三、特殊情況：

偶爾碰到比較不願意和同仁互動的，
也有過代理人只代不理的情況，但因為有事前溝通及準備，
承辦人自己也都知道選在業務較少時休假，並預為作業，減少被打擾的機率

如果遇到擺爛的，就是主管自己跳下去或用人情找同事處理，
這種狀況一旦發生，通常下一次的休假他就沒這麼容易過了
如果發生的情況多了，自然也會反應在考績上面，幫主管省了不少傷腦筋的時間

四、結論：

不是不能叫同仁自己找代理，只是主管平常就要引導同仁業務交流，
配套措施做得好，整體公平性大家可接受，基本上大家就互相幫忙都不會多說甚麼。
最怕是主管只出嘴，沒有實施對應配套，大家都只想休假不想幫別人代理，
結果就是大家都沒辦法好好休假XD

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常常看到大家抱怨主管根本不用做事
其實主管要做的事不是業務，而是協助單位內各種事情運作平衡順利
讓大家可以好好地辦完自己的業務
而不是跳下去做大家的業務~

以上一點小心得分享

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