[討論] 遠端工作/遠端管理

這是我今天在 JSDC 的 Keynote 講題,
講的是遠端的管理跟遠端工作的一些常見結構跟注意議題.

因為我的投影片一向是需要我本人詮釋,
我不太確定今年 JSDC 事後會不會釋出影片, 一些詮釋的部分我就寫在下面.

不過因為排練加現場演講, 實在是練習很多次現在想到都覺得膩.
這邊摘要, 部分直接引用共筆, 感謝 contributor. XD

(投影片連結在最後, 可以看完本文再參照)

基本上議題分成三個部分：

＠ 第一個部分是我認為遠端是一種被動的狀態,
所以討論的是什麼情況下你會選擇遠端/必須得遠端,

我認為主要就這幾種樣態

* 工作型態 (接案)
* 交通因素（多點）
* 職務性質（維修、後端）
* 時間因素
* 空間因素(海外或跨辦公室溝通)
* 家庭 / 健康因素
* 其他緊急因素（肺炎隔離）

我對Remote的廣義定義：
兩方之間有鴻溝(時間空間)，需要中間媒介（電話、視訊…）去協助溝通。

＠ 第二個部分是在討論做為團隊的一員在遠距時的機制/方針

做為遠距的一員成員, 你會需要知道:

1. 團隊的總機, 幫你確認各種事務的人或溝通群組
2. 環境建置: ex. VPN, Git Repo , Security Guide...etc
3. 了解團隊行政機制:
* 打卡方式
* 請假方式
* 不在線上時的團隊互動模式 afk (away from keyboard)
* 其他團隊成員的工作時間
4. 確認任務分配模式
* issue tracking , 以 Redmine/Trello 為例
* 議題在 IM (ex.Teams) 中的討論模式

盡量避免把個人跟公事用的 IM 混用.

* PM / 主管 /同事 的分工流程

5. 技術部分
* 工程工作通常使用 PR & Code Review 模式

以使用 Azure DevOps 為例, 先 push 到其他 branch ,
再發 PR 到 develop (or master) branch,
code review 後再 merge.

各團隊可能會有流程的差異, 總之要了解團隊作法

6. 了解如何約會議， concall/電話溝通的流程
以 Teams 為例, 可以在 office365 輕鬆完成會議邀請,
只需要 chrome 就可以在pure web 完成分享螢幕、通訊, 不用裝任何工具

7. 在家工作建議準備可工作的書房或空間, 有個隔離的工作環境非常重要.
只要條件允許都應該要建一個.

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至於非工具性的心法:

我濃縮成三點: 高響應/高容錯/高產出

1. 高響應: 定期 keep alive, 每天有空就上群組 say hi, 刷存在感.
對於新人，可以要求指定時間回報狀況跟露臉, 慢慢習慣.

2. 高容錯: 對於文字多思考可能的意思, 特別有多種解讀的情況.
如果不幸的產生誤會, 團隊需要更多的容忍,
發生錯誤是常態, 但彼此協助更正才是目標.

盡可能有第三個人在場 (避免 1v1 單人聊天)-
讓其他人也知道狀態，避免雙方認知有落差，
此時有第三方可以幫忙確認/更正.

再強調一次, 盡量避免 one-on-on 的私下工作交辦,
如果溝通中有誤會會非常難以處理, 而且 team 其他人無法參與.

3. 高產出: 因應遠距有溝通失誤的可能, 工作不要排滿,
七八分就好, 排滿很危險

＠ 遠距管理的管理者挑戰

我把管理的面向分成三類: 1. 情感 2. 規劃 3. 進度

廣義上大家會聚焦的是 3, 但 其實 1/2 才是遠距溝通中比較大的挑戰.

1. 遠端還是要做 Team Building,
避免部屬與上司相互猜測彼此工作狀況.

團隊最壞的情況就是彼此的不信任跟彼此的猜疑, 多溝通才是王道.

其中的關鍵指標是 有沒有人最近少講話或文字情緒不太穩定

要照顧情緒通常靠文字不夠, 大多需要電話或者見面活動

2. 規劃

基本上主管必須反覆地跟同仁溝通目標,
這段就是不斷的念經/確認/念經/確認. 做自己該做的判斷.

3. 進度管理

傳統方法: 交工作報告

我自己習慣的方法, 看 issue 異動紀錄跟 git log.
我相信在工作過程產生的衍生性產物才是最真實的紀錄.

投影片中有摘錄我過去使用 redmine / git hook 整合後的一些機制.

4. 長期目標還是得要自己親自抓人追蹤

5. 面試: 我自己是使用純電話面試, 因為具有遠距能力的團隊,
就應該能透過聲音跟文字溝通, 所以面試我的第一關就是這個能力.

6. 管理上同仁的禁忌(出現時要多提醒甚至譴責他們)

忌消失
忌不懂裝懂
忌缺確認
忌追殺 (除非 SOS)

＠ 其他建議事項:

1. 新人文件一定要寫:
每個角色都應該有該角色上手第一天要知道的事情,

這份文件非常重要, 一定要寫.
如果沒寫, 下一次有新人時補上.
如果沒更新, 下一次有新人時問他哪部分不對, 一起更新.

2. 同仁已讀不回怎麼辦:

如果同仁的回應沒辦法被信任,
我的建議是把工作移給可以被信任的人,
找其他工作給這個同仁, 如果沒有工作可以給他就只能sorry了.

3. SOS (緊急異常)怎麼處理:

排人值班, 用電話這種緊急介入手段溝通.

4. 如何避免重工:

這裡有個特殊情況, 對中有時會有比較積極,
會做超過自己負責範圍的人, 我一般俗稱里長伯.

正常如果能兼顧自己工作那都還好.

但在遠距的時候可能會導致意外的工時耗損,
比方說有 issue 可能需要三個人一起看,
但卻出現了十幾個人看同一個問題,

另外也可能提問時沒說清楚要誰處理,
導致同一小組的一起看同一個問題,

通常我會以小組為單位指定一個分派窗口, 由他統一承接需求跟分配.

分工時要清楚地指定目標對象, 並且落實好權責分離.

如果被指派對象無法解決問題需要外援,
應該向上報告並由對應角色規劃安排.

總之, 靠組織跟制度做事.

比起程式碼的重工, 工作交辦的重工其實是更可怕的敵人.

5. 技能落差, deadline 前才發現無法完成:

要派有技術的人 watch，定時看 issue/commit 記錄落後派人去盯
不用全部都盯，盯重要 issue 就好

6. 開會模式:

我不開大會(除非是 team building), 大部分都是5-7人的小組會議.

盡量透過小組會議溝通, 人越多溝通效率越差, 時間耗損越高.

7. 同仁不適應怎辦:

用主管權力引導他,定期 tag 同仁回復討論,
通常要嘛他適應, 要嘛他走.

以上是我對某種具有台灣特色的遠距工作方針的整理,
可能也不是那麼完整, 歡迎吐槽/補正/討論.

最後要說的事情是, 包括自己在內,

隨時更新公司/團隊的目標, 並且目標抓得越精準,
溝通的越完整, 是團隊管理的基礎.

定期更新目標，move 在正確的方向，是管理者一輩子的追求.

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當你看完上面說明, 可以再看一次投影片, 互相再對照一次.
https://slides.com/tonyq/remote-team

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補置入, 好的人事系統在遠距也可以事半功倍喔 XD

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團隊百百種，挑覺得有用的看就好。XD 三個人跟十個人就有差， 十個人跟三十個人又有差， 三十個人跟五十個人也有差。 這只是其中一種模式。

1. 新人文件 2. 有些地方選擇先實體 training 。 3. 我覺得標準答案是 mentor + pair ，不過國內對 pair 的認知可能跟我想的不一樣。 XDDD